De RI&E: waarom deze ‘kostenpost’ je juist geld kan opleveren

Voor veel ondernemers voelt de Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) als een verplicht nummer. Zeker voor kleine organisaties. Iets wat je moet regelen omdat de Wet het zegt. Een vinkje zetten! Het staat vaak op de to-do lijst, kost tijd, kost geld en levert op het eerste gezicht weinig op.

Dat is precies de reden waarom veel bedrijven de RI&E uitstellen. Vooral in kleinere organisaties waar ondernemers vaak meerdere rollen tegelijk vervullen en de focus vooral ligt op het ondernemen.

Toch is het beeld van de RI&E als kostenpost misleidend. Een goede RI&E is namelijk geen kostenpost, maar een investering. Een investering die zich in veel gevallen meerdere keren terugverdient.

En juist voor kleinere organisaties kan dat verschil groot zijn.

Wat een RI&E eigenlijk doet (en waarom dat belangrijk is)

Een RI&E brengt systematisch alle risico’s in kaart die invloed kunnen hebben op de veiligheid, gezondheid en het welzijn van medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan:

• fysieke belasting

• werkdruk

• gevaarlijke stoffen

• machineveiligheid

• werkplekinrichting

Het doel van de RI&E is niet alleen om risico’s te signaleren, maar vooral om ze structureel te verminderen of te voorkomen. Dat gebeurt via een zogenoemd plan van aanpak, waarin staat welke maatregelen nodig zijn, wie verantwoordelijk is en wanneer verbeteringen worden doorgevoerd.

De wet verplicht iedere werkgever met personeel om een RI&E te hebben. Maar de wettelijke verplichting is eigenlijk slechts het startpunt. De echte waarde zit in de acties die je vervolgens onderneemt.

En precies daar begint de financiële winst.

Waarom de RI&E juist voor het MKB belangrijk is

In grotere organisaties zijn veiligheid en arbeidsomstandigheden vaak onderdeel van het beleid binnen zo’n organisatie. Er zijn HR-afdelingen, preventiemedewerkers of veiligheidskundigen die zich hiermee bezighouden.

In het MKB ligt dat vaak anders. Veel ondernemers starten hun bedrijf vanuit passie voor hun vak. Wet- en regelgeving rondom arbeidsomstandigheden krijgt daardoor soms minder aandacht, simpelweg omdat er weinig tijd voor is of de kennis simpelweg ontbreekt.

Maar juist kleinere organisaties zijn vaak kwetsbaarder voor risico’s op de werkvloer. Wanneer een medewerker uitvalt door bijvoorbeeld fysieke overbelasting, werkdruk of een ongeval, raakt dat direct de bedrijfsvoering. Waar een grote organisatie uitval vaak makkelijker kan opvangen, heeft een klein team daar meestal minder ruimte voor.

Een langdurig zieke medewerker betekent voor een klein bedrijf vaak niet alleen extra werkdruk, maar ook directe impact op planning, klanten en productie. Daarom is preventie voor het MKB extra belangrijk. En daar speelt de RI&E een belangrijke rol in.

Wat het echt kost als je géén RI&E hebt

Veel organisaties onderschatten de financiële impact van arbeidsrisico’s. Niet omdat ze het bewust negeren, maar omdat de kosten vaak verspreid zijn over verschillende onderdelen van de organisatie.

Neem bijvoorbeeld ziekteverzuim.

Wanneer een medewerker uitvalt, betaalt een werkgever niet alleen loon door. Er ontstaan ook indirecte kosten zoals vervanging, productiviteitsverlies, begeleiding en administratieve lasten.

Gemiddeld kost een zieke medewerker een werkgever al snel tussen de €250 en €400 per dag.

De gemiddelde verzuimduur in Nederland ligt bij fysiek verzuim rond de 28 dagen. Bij psychisch verzuim, zoals burn-outklachten, kan dit oplopen tot ongeveer 240 dagen.

Bij langdurig verzuim kunnen de totale kosten daardoor oplopen tot tienduizenden euro’s per medewerker.

Ook bedrijfsongevallen hebben vaak een grotere financiële impact dan gedacht. Naast eventuele letselschade en medische kosten kan een ongeval leiden tot stilstand van werk, onderzoek door de Arbeidsinspectie, claims of reputatieschade.

En dan hebben we het nog niet eens over mogelijke boetes wanneer een organisatie geen RI&E heeft.

Wat kost een RI&E?

De kosten van een RI&E kunnen sterk variëren omdat geen organisatie hetzelfde is.

De kosten voor een RI&E verschillen per organisatiegrootte en aanpak. Voor kleinere MKB-bedrijven (tot 25 medewerkers) kan vaak een erkende branche-RI&E worden gebruikt, waarbij de kosten vooral zitten in de tijd die nodig is om het RI&E instrument te vullen, doorgaans rond de €950. De toetsing door een Arbokerndeskundige is immers niet noodzakelijk. Bedrijven tussen de 25 en 50 medewerkers zijn voor een volledige RI&E inclusief toetsing meestal rond de €3.500 kwijt.

Daarnaast kunnen er kosten ontstaan door maatregelen uit het plan van aanpak. Denk bijvoorbeeld aan:

• ergonomische hulpmiddelen

• aanpassingen aan werkplekken

• veiligheidsmaatregelen

• een Preventief Medisch Onderzoek (PMO)

De exacte kosten verschillen per organisatie en per risico.

Hoe een RI&E juist geld oplevert

Dat de kosten van een RI&E en de bijbehorende maatregelen vooraf niet altijd precies duidelijk zijn, kan ondernemers terughoudend maken. Maar belangrijk om te weten is dat niet alles in één keer hoeft.

In het plan van aanpak worden risico’s geprioriteerd. Vervolgens maak je een planning voor wanneer je welke risico’s aanpakt. Dat kan ook een meerjarenplanning zijn die past binnen de financiële mogelijkheden van je organisatie. Je begint met de grootste risico’s.

Wanneer je deze investering afzet tegen de mogelijke kosten van langdurig verzuim, €250 tot €400 per dag, wordt het financiële plaatje snel duidelijk.

Het financiële risico van het niet hebben van een RI&E is vaak veel groter dan de investering in het voorkomen van problemen.

Maar de voordelen gaan verder dan alleen het voorkomen van incidenten.

Een veilige en gezonde werkomgeving heeft namelijk ook een positief effect op productiviteit en betrokkenheid. Medewerkers die zich veilig voelen en minder fysieke of mentale belasting ervaren, werken efficiënter en blijven langer inzetbaar. Op die manier draagt de RI&E ook bij aan duurzame inzetbaarheid.

Van verplicht document naar strategisch instrument

Organisaties die veiligheid serieus nemen gebruiken de RI&E niet alleen om aan de wet te voldoen. Ze gebruiken het als onderdeel van hun bedrijfsstrategie.

De RI&E helpt hen om:

• risico’s vroegtijdig te signaleren

• verzuimkosten te beperken

• processen te verbeteren

• medewerkers langer gezond en duurzaam inzetbaar te houden

In plaats van een administratief document wordt het dan een managementinstrument. Een manier om slimmer met risico’s en kosten om te gaan.

En juist dat maakt de RI&E zo waardevol.

De echte vraag is dus niet: wat kost een RI&E?

De echte vraag is eigenlijk veel eenvoudiger:

Wat kost het als je geen RI&E hebt hebt?

Wanneer je kijkt naar de mogelijke kosten van verzuim, ongevallen, productiviteitsverlies en boetes, blijkt al snel dat de investering in een goede RI&E relatief klein is.

Sterker nog: in veel gevallen verdient een organisatie die investering al terug door één voorkomen verzuimgeval of incident.

En dat maakt de RI&E geen kostenpost, maar een verstandige investering.

‍